Action Plan

Nie umiesz złapać końca z końcem delegując zadania w swojej organizacji? To dosyć powszechna sprawa. Każde przedsiębiorstwo, które zatrudnia powyżej 50 osób boryka się z problemami komunikacji. Oczywiście pokłosie tej dysfunkcji bywa różne, a także odmienna może być jego skala. Jeśli zastanawiasz się czasem co jest najbardziej kłopotliwe, ale finalnie nie umiesz zdefiniować sprawy, przytoczę Ci kilka przykładów, które mogą pomóc Ci w identyfikacji.

CO UTRUDNIA KOMUNIKACJĘ?

• Brak możliwości skutecznego egzekwowania terminów – to ten stan, w którym przekazujesz dyspozycję słownie lub wyznaczasz termin, który tonie w milionie maili, a może przez zdarzającą się niekonsekwencję w pilnowaniu podopiecznych i członków zespołu, ekipa utraciła dyscyplinę.

• Brak zależności między działami i utrudnione delegowanie – gdy każdy sobie rzepkę skrobie, może to brutalne określenie, ale zaangażowanie i współpraca między działami prowadzi do synergii. Jeżeli nie ma odgórnej woli lub nie zostały wypracowane założenia odnośnie rozwiązywania problemów drogą wspólnej inicjatywy, szansa osiągnięcia sukcesu i korzystnego rezultatu maleje. Niejednokrotnie utrudnieniem w komunikacji bywa bardzo złożona struktura organizacyjna, gdzie z poziomu operacyjnego, aby uzyskać wsparcie przedstawiciela innego działu, trzeba wielokrotnie eskalować zgłoszenie.
• Rozmyta odpowiedzialność – o ile mówi się jakie korzyści niesie za sobą efekt synergii, o tyle realizując projekt konieczna jest reakcja analizy (korzystając z chemicznej metafory) – czyli rozkładu odpowiedzialności. Taki układ pozwala na efektywne osiąganie celów, ponieważ każdy członek zespołu ma odpowiednio przypisaną rolę oraz zadania. Bez takiego założenia planowany rezultat może rozpłynąć się w morzu innych działań.
• Brak danych – bez opisów i szczegółowych informacji ciężko jest wypracować pożądane rozwiązanie. Po pierwsze brakuje podstawy do określenia czynności elementarnych, nie ma również warunków do stworzenia wskaźników, ani liczbowych celów, które zwykle bywają gwarantem do monitorowania poziomu realizacji przedsięwzięcia, a także oceny jego skuteczności.
• Brak raportów i podsumowań dostępnych od ręki – czyli nic innego jak brak punktu odniesienia oraz pola do wyciągnięcia rzetelnych i obiektywnych wniosków.

JAK OPRACOWAĆ PLAN DZIAŁAŃ? 

U podstawy tworzenia planu działania stoi wartościowa koncepcja Deminga. Trzymanie się cyklu PDCA podczas realizacji projektu, eliminuje pominięcie kluczowych etapów, a ponadto wyznacza drogę prowadzenia wszelkich prac. Tak też poczynając od pierwszego kroku P – Plan – Zaplanuj, zadaniem zespołu jest postawienie hipotezy, ustalenie co jest przedmiotem działania, jakie są jego czynności składowe, określenie celu oraz oczekiwanych rezultatów, a także przedstawienie ram czasowych (razem z pomniejszymi terminami). Następnie etap drugi D – Do – Zrób odpowiada za wdrożenie zaplanowanych działań, gdzie nieodłącznymi elementami jest prowadzenie obserwacji, zbieranie danych oraz ustalanie wstępnych wniosków. W kroku C – Check – Sprawdź zespół staje przed zadaniem porównania rzeczywistych wyników, z tymi które w pierwszym etapie zostały zaplanowane. Jest to więc faza zmierzenia skuteczności wypracowanych rezultatów. Jeżeli postęp projektu przynosi satysfakcję i jest potwierdzony mierzalnymi wskaźnikami osiągnięcia celu, należy przejść do czwartego kroku A – Act – Działaj. Ta faza odpowiada za wyznaczenie kierunków standaryzacji wypracowanego rozwiązania.  

Fundament metodyczny to jedno, u jego boku kroczy praktyczne zaplecze narzędziowe.

Plan działań możesz przygotować w formie dashboard’u, może być to również wydrukowany formularz, arkusz w MS Excel (ten i wcześniejszy wariant może być prostą tabelą z nagłówkami) lub aplikacja Action Plan.

Przystępny drogowskaz jak tworzyć plan działania:

• Wraz z zespołem skup się na określeniu podstawowych informacji – są to wszelkie dane wejściowe z pierwszego kroku cyklu Deminga – Plan,
• Następnie ustalcie kamienie milowe dla realizowanego projektu (zebranie niezbędnych danych oraz określenie wskaźników może być elementem pośrednim, jak i jednym z pierwszych kluczowych etapów),
• Dla głównych etapów wypracujcie pomniejsze zadania elementarne,
• Określcie role, odpowiedzialności oraz graniczne terminy działania,
• Wskażcie mierzalne punkty odniesienia oraz informacje, które powinny znajdować się w raporcie,
• Ustalcie sposób mierzenia postępu prac (to zależy od narzędzia, którym będziecie się posługiwać).

Każda organizacja musi dostosować formę i zasady tworzenia planu działań do preferencji oraz warunków otoczenia, jednak powyższe kroki mogą być dla Ciebie inspiracją lub motywem przewodnim.

APLIKACJA ACTION PLAN – DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Action Plan jest aplikacją online, która pozwala na sprawne i intuicyjne prowadzenie planów działań w przedsiębiorstwie. Jeżeli odczuwasz w swojej firmie pewne problemy komunikacyjne, proponowane rozwiązanie będzie dla Ciebie wsparciem w budowaniu odpowiedzialności i dyscypliny u pracowników wykonujących zadania. Ponadto pozwoli Ci zapanować nad wkradającym się chaosem terminowym, dając przestrzeń na kontrolę czasową działań oraz mierzenie postępu ich realizacji. Jeżeli czeka Cię wraz z zespołem bardzo złożony projekt, bez problemu wyznaczysz kroki milowe, a następnie pomniejsze etapy składowe, przypisując odpowiednio rolę delegowanym osobom.

Action Plan jesteś w stanie uruchomić z poziomu strony internetowej, nie martwiąc się o kłopotliwą instalacje czy zbliżające się aktualizacje. Oczywiście więcej szczegółów na temat aplikacji możesz sprawdzić tutaj. Jeżeli interesują Cię kwestie logowania, bezpieczeństwa, próbnego okresu testowego, wersji językowych, a także modułu analitycznego z raportami i podsumowaniami, na stronie znajdziesz z pewnością wszystkie odpowiedzi na nurtujące Cię pytania.

No dobrze, chcąc wyeliminować problemy komunikacyjne i usprawnić proces realizacji projektów, a także znając podstawy metodyczne, warto również określić na jakich płaszczyznach szczególnie przyda się tworzenie planów działania.

GDZIE WARTO ZASTOSOWAĆ ACTION PLAN?

Plan działania znajdzie swoje zastosowanie w ramach organizacji:

• codziennych odpraw (każdy dział definiuje zadania i cele według swoich potrzeb),
• ogólnych spotkań na poziomie operacyjnym, taktycznym lub strategicznym,
• spotkań w zakresie prowadzenia Kół Jakości lub Kliniki Jakości,
• programu działań poaudytowych,
• pozostałych spotkań celowych.

DLA KOGO PRZYDATNY JEST PLAN DZIAŁANIA? 

To może brzmi wręcz nietypowo. Każdego, niezależnie od profesji i stanowiska! Jednak warto podkreślić, że choć plan działań w szczególności przyda się podczas pracy zespołowej i wielowątkowej, to jednocześnie sprawdzi się bardzo dobrze dla indywidualnych potrzeb pracownika. Patrząc w kategorii jednostki, będzie stanowił korpus realizowanych zadań, który wesprze utrzymaniu konsekwentności, terminowości, a także ogólnego harmonogramu, dając jednocześnie możliwość monitorowania postępu prac i oceny ich efektywności. Takie same rezultaty może odnieść oczywiście zespół. Patrząc od strony zarządzania grupą, action plan przyda się kierownikom działów, liderom zespołów lub projektów. Z jego pomocą możliwe jest ustrukturyzowanie i ustandaryzowanie działań w zakresie realizowanego przedsięwzięcia. Uwzględniając natomiast stronę pracownika biorącego udział w projekcie, będzie stanowił dla niego zestaw wytycznych postępowania, co wpływa na intuicyjność i efektywność pracy.

Chcąc zwieńczyć w krótki sposób temat, tak jak na początku zostało już to określone, action plan to narzędzie wspierające walkę z chaosem organizacyjnym, porządkujące odpowiedzialności, nadające odpowiedni przepływ informacji, wyznaczające terminarz działań co do dnia, a nawet godziny, a także dające szanse rozwoju kultury pracy.