Case study DocBox

Cel: Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów na produkcji. Usprawnienie zarządzania aktualną dokumentacją w firmie.

Faza 1 – określenie potrzeb

Dzięki wbudowanym mechanizmom, każda firma może dostosować działanie aplikacji do swoich indywidualnych potrzeb.  Podczas warsztatów, na potrzeby firmy, wyróżnione zostały 3 odrębne działy do zarządzania dokumentacją.

Faza 2 – przygotowywanie importu plików

Aplikację zasilić można poprzez import wszystkich plików, jednocześnie przypisując je od razu do odpowiednich grup oraz nadając uprawnienia pracownicze. W tym przypadku zastosowane zostało również rozwiązanie zapisujące wszystkie ścieżki plików znajdujących się na dysku. Pozwoliło to skrócić czas przygotowania importu o 95%.

Faza 3 – przygotowywanie importu pracowników

Podobnie jak w przypadku importu pliku, aplikację zasilić można listą pracowników.

Faza 4 – Wdrożenie aplikacji

Po zasileniu aplikacji listą plików oraz pracowników aplikacja jest gotowa do użytku i można przystąpić do szkolenia pracowników.

Efekty:

• Całkowita likwidacja dokumentacji w formie papierowej na stanowiskach
• Przegląd zawsze aktualnej dokumentacji oraz informowanie o zachodzących zmianach
• Zwolnienie z obowiązku drukowania kart pracy przez brygadzistów – pracownicy  sami drukują dokumenty z poziomu aplikacji
• Skrócenie czasu znalezienia odpowiedniego dokumentu o ponad 70%
• Ponad 80% wzrost zgłaszanych problemów/pomyłek znajdujących się w dokumentacji
• Aktualny podgląd do przeglądanej dokumentacji przez pracowników