Wszystko ma mieć swoje miejsce i być na swoim miejscu. Można powiedzieć, że zasada ta brzmi bardzo przystępnie, ale nie będzie miała ona właściwego przełożenia na rzeczywistość bez samodyscypliny. Jednym z jej kluczowych elementów jest audyt 5S, który prawdopodobnie stanowi jeden z przyjemniejszych typów weryfikacji standardów.

KILKA SŁÓW O METODZIE 5S

5S to jedna z metod Lean Management, prowadząca do organizacji miejsca pracy. Może odnosić się zarówno sfery produkcyjnej – konkretnego stanowiska, gniazda, działu, jak i całej hali zakładowej, sfery biurowej, płaszczyzny usług, Healthcare, czy nawet domowej. Algorytm postępowania wyznacza 5 głównych etapów, a praca nad ich utrzymaniem powinna być procesem ciągłym, nieskończonym w czasie. Krokiem poprzedzającym jest przygotowanie do wdrożenia metody. W ramach 0S dokonywane jest rozpoznanie wszystkich obszarów, wybór miejsca pilotażowego, a następnie przeprowadzenie warsztatów mających na celu szkolenie pracowników, a także zbudowanie świadomości ogólnej istoty i korzyści jakie może przynieść program 5S. Następnie przychodzi pierwszy krok – Selekcja, na tym etapie dokonywane jest faktyczne sortowanie wszelkich narzędzi, materiałów, części, które znajdują się na stanowisku z uwzględnieniem podziału kryteriów na rzeczy niezbędne, następnie te, które są przydatne, ale mogą być przechowywane w innym miejscu, a także przedmioty zbędne – do utylizacji. Przydatnym zabiegiem jest kampania czerwonych kartek, która wspiera w izolacji, a także finalnym podjęciu decyzji o eliminacji części ze stanowiska pracy.

Drugim krokiem jest Systematyka odpowiadająca za usytuowanie wyposażenia, wprowadzenie oznaczeń m.in.: w postaci etykiet, cieni, linii granicznych, zapewniając przy tym intuicyjność poruszania się po stanowisku, ergonomię pracy, a także eliminację zbędnych ruchów. Następnie trzeci etap Sprzątanie, jest to faktyczne rozmieszczenie przedmiotów zgodnie z założeniami wcześniejszych ustaleń, uporządkowanie stanowiska, a także określenie regularnych czynności mających zapewnić ład i sprawność miejsca pracy. Fazą dążącą do utrzymania 3S jest Standaryzacja, która odpowiada za ustalenie standardów i procedur. Celem ich wdrożenia jest zestawienie najlepszych praktyk, wypracowanych we wcześniejszych krokach. Jednak to bez piątego etapu wdrożenie metody 5S może zakończyć się fiaskiem. Dlaczego? To kluczowe założenie Lean Management, aby pracować w warunkach zapewniających jakość oraz efektywność, jednocześnie eliminując źródła marnotrawstw. Fazą pracy nad utrzymaniem tych nawyków oraz ciągłym doskonaleniem jest Samodyscyplina.

NA CZYM POLEGA AUDYT 5S?

Celem audytu 5S jest weryfikacja w jakim stopniu przestrzegane są dotychczas wypracowane rozwiązania. Jest to również szansa na rozpoznanie obszarów wymagających poprawy, odkrywająca potencjał przestrzeni. Częstotliwość przeprowadzania audytu 5S oraz spójny i przejrzysty formularz audytowy to klucz do kształtowania postawy oraz budowania świadomości w organizacji. Regularność ma również duże znaczenie w mierzeniu wyników postępu w perspektywie czasu. Wynik pozytywny świadczy o ich konsekwencji trzymania się programu 5S, wynik negatywny wyznacza kierunek zmian oraz doskonalenia działań.

To niezmiernie ważne, aby audyty 5S odbywały się z uczestnictwem osób pracujących w weryfikowanym miejscu, a pytania z formularza zostały im przedstawione odpowiednio we wcześniejszym terminie. Oczywiście na każdym spotkaniu muszą pojawić się również audytorzy, ponieważ to do ich roli należy finalna ocena. Zwykle udział w weryfikacji biorą dwie osoby, ewentualnie jedna. W każdym przypadku powinny być one zaznajomione z założeniami programu 5S. Jeżeli chodzi o dobór składu, wynika on ze struktur przedsiębiorstwa. Może być to osoba odpowiedzialna za działania Lean Management w firmie, lider wdrożenia 5S, a także oczywiście brygadzista, czy koordynator zmiany. W większych firmach, bardzo dobrym zabiegiem angażującym pracowników jest ustalenie obszarów, w ramach których jest wielu audytorów rotujących. Mogą być to wtedy również osoby z różnych działów: Kierownik Jakości, UR, Inżynier procesu, Technolog itd.

FORMULARZ AUDYTU 5S

To podstawowy instrument audytu. Lista kontrolna powinna zawierać kolejno pytania do każdego z etapów metody 5S, a ich interpretacja powinna być prosta i zrozumiała dla wszystkich pracowników. Ocena może być dokonywana według kilkostopniowej skali punktów, bądź w systemie 0-1, TAK/NIE. Ten drugi wariant  choć dla niektórych może wydawać zbyt surowy, tak naprawdę pozwala na zachowanie obiektywizmu oraz eliminuje ewentualne manipulacje. Rolą audytora jest znalezienie złotego środka oceny, która będzie miała współmierne przełożenie na faktyczny stan stanowiska. Wiadomym jest, że jeżeli w danym momencie kontrola dotyczy narzędziowej tablicy cieni i brakuje jednego klucza płasko-oczkowego fi 16mm, ponieważ korzysta z niego pracownik UR, natomiast cała reszta jest kompletna i oznaczona, oceniający nie powinien przyznać negatywnej noty.

JAKIE PYTANIA WARTO UMIEŚCIĆ W FORMULARZU AUDYTOWYM?

Poniżej znajduje się kilka propozycji, które należy odpowiednio dostosować do miejsca wdrożenia.

• Czy dokumentacja na stanowisku jest kompletna i czytelnie wypełniona?
• Czy na miejscu pracy znajdują się tylko niezbędne narzędzia i materiały?
• Czy drogi transportowe są odpowiednio oznaczone, dostępne oraz przejezdne?
• Czy pola odkładcze przy stanowisku są oznaczone oraz odpowiednio uporządkowane?
• Czy stanowisko robocze (stół, regał, linia) jest wolne od odpadów, zanieczyszczeń i jest w dobrym stanie?
• Czy kosze na odpady są opróżnione?
• Czy przybory do sprzątania znajdują się w wyznaczonym miejscu (kąciku czystości)?
• Czy harmonogram sprzątania jest uzupełniany na bieżąco?
• Czy dla usytuowania stanowiska są wykonane standardy (rozmieszczenie narzędzi, układ pól odkładczych oraz izolatorów jakościowych) ?
• Czy standardy są umieszczone w widocznym miejscu?
• Czy podjęto się działań korygujących po poprzednim audycie?

Jeżeli chodzi o samą formę audytów 5S, formularz może być uzupełniany w wersji papierowej, elektronicznie – w arkuszu MS Excel, a także w postaci online – w aplikacji działającej na telefonie, tablecie a także na komputerze. Druga oraz trzecia opcja są zdecydowanie bardziej elastyczne, nie wymagają poświęcania czasu na drukowanie, przechowywania dokumentów w segregatorach, czy ręcznego przepisywania danych, co zawsze niesie za sobą ryzyko popełnienia błędu.

Jeżeli nie miałeś/miałaś okazji słyszeć jeszcze o aplikacji kontrolnej sprawdź ją tutaj:

APLIKACJA AUDYTY ON-LINE

Taka forma prowadzenia audytu 5S pozwala swobodne dodawanie oraz usuwanie pytań, wielokrotne wykorzystywanie wzoru formularza, a także przede wszystkim automatyczne generowanie wyników, co za tym idzie tworzenia raportów, podsumowań śledzących trend poziomu organizacji stanowiska pracy. Aplikacja dla audytów online ponadto przypomina o zbliżającym się terminie weryfikacji, ułatwiając wzajemną komunikację.

PODSUMOWANIE AUDYTU 5S

Ocena i uzupełnienie listy kontrolnej to jedno, drugi człon to ustalenie działań korygujących oraz potencjalnych miejsc usprawnień. Jeżeli zależy Ci na tym, aby sprawy nie stały w miejscu, szczegółowo umów z pracownikami niezbędne do wykonania kroki, przyznaj odpowiedzialności oraz terminy realizacji. Szczególnie na początku, w utrzymaniu konsekwencji działań pomoże Ci cotygodniowe prowadzenie audytu 5S. Z biegiem czasu, interwał audytów może się zwiększyć, jednak przypomnij sobie wtedy o jednej z zasad Kaizen – nieustannie podważaj status quo. Jeżeli uznasz, że stanowisko posiada warunki do efektywnej pracy, skup się na utrzymaniu samodyscypliny i poszukiwaniu kolejnych szans usprawnień. Wystrzegaj się myśli, że przyjdzie taki moment, w którym nie trzeba będzie prowadzić audytu.

Poznaj aplikację do audytowania 5S!

Kliknij video poniżej i zobacz, jak wygląda w praktyce