System sugestii – dane statystyczne

Przed podjęciem decyzji, czy wdrożyć system pracowniczych pojawia się wiele pytań. Jeśli dotychczas w firmie nie funkcjonowały takie rozwiązania, warto na zasadzie benchmarkingu przyjrzeć się wnioskom innych przedsiębiorstw. Jak przekonać prezesa do programu sugestii? Należy mówić językiem danych i faktów.. a te znajdują się w poniższym artykule. Wyniki rzetelnie przeprowadzonych badań będą asem w rękawie, mocnym argumentem w dyskusji.

Źródłem prezentowanych danych jest raport „Programy sugestii pracowniczych – doświadczenia polskich przedsiębiorców”. Badanie przeprowadzono wśród uczestników III Otwartej Konferencji Lean, która odbyła się w dniach 9–11 kwietnia 2013 r. Analizy dokonali Łukasz Dekier i Adrian Grycuk – członkowie SLMP.

1. Czy w polskich organizacjach stosuje się programy sugestii pracowniczych?

Systemy sugestii pracowniczych zdecydowanie są w Polsce popularne. Podczas badania w 2013 roku aż 80,7% badanych przedsiębiorstw przyznało, że wdrożyło taki program, a nie miało go 19,3%. Już 5 lat temu większa część firm stosowała programy sugestii. Przy rosnącym zainteresowaniu tym tematem w sieci[1] można się spodziewać, że obecnie liczba ta jest jeszcze większa.

Jednym z trzech najważniejszych czynników wpływających na satysfakcję pracowników jest możliwość zgłaszania i rozwiązywania problemów, zaraz po atrakcyjnym wynagrodzeniu oraz dobrym liderze budującym przyjazną atmosferę.

2. Jakie są najczęściej występujące trudności we wdrażaniu systemów sugestii?

Rzeczywistość wdrożenia systemu sugestii wiąże się wystąpieniem różnych trudności. Te występujące najczęściej zawarte są na poniższym wykresie.

Trudności we wdrażaniu systemów sugestii

Źródło: opracowanie własne na podstawie: Ł. Dekier, A. Grycuk, Raport „Programy sugestii pracowniczych – doświadczenia polskich przedsiębiorców”, SLMP, Wrocław 2014

W środowisku ludzi pracujących w duchu Lean zwykło się mówić „problemy stwarzają możliwości”. Zgodnie z tą myślą większość tych trudności można oczywiście rozwiązać. Cel ten osiąga się za pomocą mądrze wdrożonego systemu oraz odpowiedniego narzędzia (np. aplikacja ProblemBox).

3. Co składania przedsiębiorców do wdrożenia programów sugestii?

Jakie powody do wprowadzenia systemu sugestii widzą polscy przedsiębiorcy? 55,8% ankietowanych wyróżniła chęć doskonalenia przedsiębiorstwa. W ramach tego punktu pojawiło się usprawnianie procesów, poprawa organizacji pracy, ograniczenia wszystkich rodzajów marnotrawstwa (mudy), skrócenie czasu realizacji zamó­wień klientów oraz ograniczenie liczby pojawiających się problemów technicznych (wzmocnienie systemu TPM).

Kolejnym powodem, według 54,1% oddanych głosów, była chęć szerszego lub silniejszego zaan­gażowania pracowników w proces doskonalenia firmy, a następnie, dla 37,8% ankietowanych, uzyskanie oszczędności, ogranicze­nie kosztów lub uniknięcie niepotrzebnych wydatków.

4. Czy pracownicy aktywnie uczestniczą w programach sugestii?

W 2012 r. w badanych przedsiębiorstwach w programach sugestii uczestniczyło średnio 36,2% pracowników, którzy zgłasili co najmniej jeden pomysł.

W związku z tym, w tym aspekcie zauważyć można duże pole do usprawnień. Kadry zarządzające powinny mocno pracować nad systemem motywacyjnym w programach sugestii, odpowiednią reklamą i szkoleniami. Wszystko jednak opiera się na budowani kultury organizacyjnej, w której pracują świadomi, odpowiedzialni ludzie.

5. Czy zgłaszanie pomysłów jest obligatoryjne?

Jedynie blisko jedna piąta (18,9%) pracodawców wymagała od swoich pracowników zgłoszenia pomysłu. Najczęściej była to kwestia zgłoszenia jednego pomysłu na rok.

W większości przedsiębiorstw udział w programie sugestii pracowniczych jest dobrowolny.

Ciekawym zjawiskiem jest to, że w przedsiębiorstwach, w których zgłaszanie swoich propozycji było dla pracowników obowiązkowe, udział w programie wzięło blisko dwukrotnie więcej pracowników (58%), niż w firmach, gdzie było to dobrowolne (30,1%). Można się zastanowić, ile z tych obowiązkowych sugestii zostało wdrożonych

6. Co motywuje pracowników do zgłaszania pomysłów?

Zdecydowanie największą liczbę pracowników motywują nagrody (80,4%). Pozytywnym zjawiskiem jest jednak to, że kolejne motywatory dotyczą kwestii pozafinansowych. Na drugim miejscu z wynikiem 58,7% pojawia się bowiem poprawa warunków pracy, a następnie 34,8% głosów wskazuje na zaangażowanie się kierownictwa w utrzymanie programu oraz motywowanie i wyrażanie uznania przez przełożonych.

Co ciekawe, dla 20,1% istotny jest również przemyślany i dobrze zarządzany program sugestii, a więc samo funkcjonowanie systemu, które zamiast frustrować i odrzucać formalnościami, jest proste w użytkowaniu.

Zdecydowanie warto rzetelnie zaplanować wdrożenie systemu, wziąć pod uwagę prostotę funkcjonowania, a następnie profesjonalnie nim zarządzać.

7. Jakie kryteria oceny wykorzystywane są do przeprowadzenia oceny pomysłów?

Najczęściej występujące kryteria oceny sugestii, to:

• szacowana wielkość oszczędności (m.in. zmniejszenie zużycia surowców, materiałów i mediów),
• wpływ na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii,
• zwiększenie wydajności pracy,
• wpływ na poprawę jakości wytwarzanych produktów lub świad­czonych usług,
• poprawę funkcjonowania 5S,
• skrócenie czasu realizacji zamówień klienta (ang. lead time),
• pozytywny wpływ na środowisko,
• możliwość wdrożenia sugestii w innych działach lub oddziałach firmy.

8. Czy (i jak) nagradzać pomysłodawców?

W zdecydowanej większości (85,1%) badanych przedsię­biorstw, pracodawcy nagradzali swoich pracowników za zgłaszane lub wdrożone pomysły.

Jakie nagrody oferowali pracodawcy w programach sugestii?

• Nagrody rzeczowe stosowało 50,3% firm.
• Nagrody rzeczowe stosowała ponad połowa firm, jednak większość z nich łączyła je z nagrodami finansowymi. Najpopularniejszą formą na­gród rzeczowych były bony towarowe oraz karty podarunko­we do wykorzystania przez pracownika.
• Wyłącznie nagrody finansowe stosowało 45% firm.
• Interesującym rozwiązaniem, choć mało popularnym (12%), była nagroda finansowa przyznawana proporcjonalnie do korzyści uzyskanych z wdrożenia pomysłu. Przy takiej procedurze sugestie pracowników będą bardziej przemyślane i praktyczne.

9. Jaki jest odsetek wdrażanych pomysłów?

W 2012 r. badane przedsiębiorstwa wdrożyły średnio 60,2% propozycji zgłoszonych przez swoich pracowników.

To bardzo dobry wynik, oczywiście warto jednak nad nim pracować. W tym przypadku mogą pomóc konsultacje z pracownikami, które pomogą w ocenie realizowalności sugestii i nakierują zgłaszającego na ewentualne utrudnienia we wdrożeniu.

10. Czy są jakieś korzyści finansowe dla firmy, która wdroży system sugestii?

W zależności od skuteczności programu sugestii w danym przedsiębiorstwie firmy osiągały różne wyniki w oszczędnościach. Średnia oszacowana wartość oszczędności uzyskanych z wdrożenia jednego pomysłu wyniosła 2171 zł.

Łączna wartość oszczędności w badanych przedsiębiorstwach osiągniętych w 2012 r. dzięki programom sugestii wyniosła 45 mln 93 tys. zł. Spektakularne wyniki osiągnęło 15 z ankietowanych firm uzyskując roczne oszczędności przekraczające 1 mln zł.

W związku z tym, korzyści z funkcjonowania solidnego systemu sugestii pracowniczych są na podstawie tych danych niezaprzeczalne.

Więcej szczegółów dotyczących wyników przeprowadzonych badań na temat systemów sugestii pracowniczych można uzyskać w ogólnodostępnym raporcie „Programy sugestii pracowniczych – doświadczenia polskich przedsiębiorców”.