Excel od Microsoftu to jedno z najpopularniejszych narzędzi biurowych na świecie. Dzięki swojej wszechstronności, jest często wykorzystywany do zarządzania magazynem i kontrolowania stanu zapasów. W tym artykule omówimy, jak skonfigurować i używać arkusza Excela do zarządzania i obsługi magazynu.

Czym jest Zarządzanie Magazynem w Excelu?

Prowadzenie magazynu w Excelu polega na tworzeniu i utrzymaniu systemu kontrolowania zapasów z wykorzystaniem funkcji i formuł dostępnych w Excelu. Obejmuje to śledzenie ilości dostępnych produktów, zarządzanie dostawami i zamówieniami, a także analizowanie danych magazynowych dla optymalizacji procesów.

 

 

Jak skonfigurować Arkusz Magazynowy w Excelu?

zarządzanie magazynem w exceluAby skonfigurować arkusz magazynowy w Excelu, zacznij od utworzenia nowego arkusza i dodania odpowiednich kolumn dla różnych rodzajów informacji, które chcesz śledzić. Może to obejmować:

  1. ID produktu – unikalny identyfikator dla każdego produktu
  2. Nazwa produktu – pełna nazwa produktu
  3. Ilość na stanie – aktualna ilość produktu w magazynie
  4. Ilość zamówiona – ilość produktu zamówionego, ale jeszcze nie dostarczonego
  5. Minimalna ilość – minimalna ilość, którą chcesz mieć na stanie

 

 

Po uzupełnieniu tych kolumn danymi, możesz zacząć wykorzystywać funkcje Excela, takie jak SUM(), AVERAGE() i VLOOKUP(), aby przeliczać i analizować dane.

Zalety Excela – Łatwość zarządzania magazynem

magazyn w exceluKontrola – Dzięki arkuszowi magazynowemu w Excelu masz pełną kontrolę nad swoimi danymi i procesami. Możesz dostosować arkusz do swoich specyficznych potrzeb i wykorzystać różne funkcje Excela, aby analizować dane na różne sposoby.

Koszty – Excel jest narzędziem, które już prawdopodobnie posiadasz, co oznacza, że nie musisz ponosić dodatkowych kosztów na zakup specjalistycznego oprogramowania do zarządzania magazynem.

Wszechstronność – Excel jest niezwykle wszechstronny i można go używać do zarządzania magazynem na wiele różnych sposobów. Możesz dodawać kolumny, tworzyć formuły, generować wykresy i wiele więcej.

Ograniczenia zarządzania magazynem w Excelu

zarządzanie zapasami w exceluSkalowalność – Excel może nie być najlepszym rozwiązaniem dla bardzo dużych operacji magazynowych z tysiącami produktów i transakcji. W takim przypadku specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania magazynem może być lepszym wyborem.

Błędy – Podczas wprowadzania danych lub tworzenia formuł w Excelu łatwo można popełnić błąd, który może prowadzić do nieprawidłowych wyników. Dlatego ważne jest regularne sprawdzanie i weryfikowanie danych.

Jak zoptymalizować system kontroli zapasów w Excelu

excel zarządzanie magazynemKiedy już stworzysz swój system kontroli zapasów w Excelu, istnieje kilka technik, które możesz zastosować, aby zoptymalizować jego wydajność i dokładność.

 

 

Automatyzacja Obliczeń: Wykorzystaj funkcje Excela, takie jak SUM(), AVERAGE(), VLOOKUP() i IF(), do automatyzacji obliczeń związanych z kontrolą zapasów. Na przykład, możesz skonfigurować formułę, aby automatycznie obliczać, kiedy musisz złożyć zamówienie, na podstawie ilości zapasów na stanie i średniego zapotrzebowania.

 

 

Korzystaj z funkcji Tabele (Tables): Funkcja Tabel w Excelu pozwala na łatwe zarządzanie i analizę dużych zbiorów danych. Możesz łatwo sortować i filtrować dane, a także używać formuł, które automatycznie dostosowują się do rozmiaru tabeli.

 

 

Stwórz Interaktywne Dashboardy: Dashboardy to graficzne interfejsy, które wyświetlają kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) i inne ważne dane. Możesz utworzyć interaktywny dashboard w Excelu, który pokaże stan zapasów, sprzedaż, najczęściej sprzedawane produkty, itp. w czasie rzeczywistym.

 

 

zarządzanie magazynem excelUżywaj Kondycyjnego Formatowania: Kondycyjne formatowanie to funkcja, która pozwala na zmianę wyglądu komórek na podstawie ich wartości. Możesz na przykład ustawić, że komórki z ilością zapasów poniżej pewnej wartości będą się podświetlały na czerwono.

 

 

Integracja z innymi Narzędziami: Excel dobrze współpracuje z innymi narzędziami Microsoft Office, jak na przykład Outlook. Możesz skonfigurować Excel, aby automatycznie wysyłał e-mail z powiadomieniem, kiedy poziom zapasów spadnie poniżej pewnej wartości.

 

 

Szkolenie Personelu: Aby system kontroli zapasów w Excelu działał efektywnie, konieczne jest odpowiednie szkolenie personelu. Wszyscy, którzy będą korzystać z systemu, powinni wiedzieć, jak wprowadzać dane, jak korzystać z formuł i jak interpretować wyniki.

 

 

Pamiętaj, że optymalizacja systemu zarządzania stanami magazynowymi jest procesem ciągłym. W miarę jak Twoja firma się rozwija, może okazać się konieczne wprowadzenie dodatkowych zmian i dostosowań. Dlatego ważne jest, aby regularnie przeglądać i aktualizować system, aby jak najlepiej służył Twoim potrzebom i wspomagał zarządzanie zapasami.

 

 

Excel a WMS – kiedy warto wybrać system zarządzania magazynem?

magazyn w exceluExcel to bardzo użyteczne narzędzie do zarządzania danymi i może skutecznie służyć jako prosty system zarządzania stanami magazynowymi dla małych i średnich przedsiębiorstw. Jest tani, łatwy do dostosowania i większość osób zna się na podstawach obsługi Excela.

 

 

Prowadzenie kartoteki magazynowej w Excelu ma swoje ograniczenia, a te stają się coraz bardziej widoczne, gdy firma rośnie i procesy magazynowe stają się bardziej skomplikowane. Oto kilka sytuacji, kiedy warto rozważyć przejście z Excela do dedykowanego systemu zarządzania magazynem (WMS):

 

 

Wzrost objętości danych: Excel ma pewne ograniczenia, jeśli chodzi o ilość danych, które może przetworzyć. Jeśli ilość danych magazynowych w Twojej firmie znacznie rośnie, Excel może zacząć działać wolno lub stać się nieefektywny.

Złożone operacje magazynowe: WMS oferuje funkcje, których Excel nie posiada, takie jak zarządzanie lokalizacjami magazynowymi, śledzenie partii produktów, automatyzacja procesów za pomocą kodów kreskowych i RFID, czy integracja z systemami e-commerce lub ERP.

Błędy ludzkie: W Excelu łatwo o błędy, na przykład pomyłkę przy wprowadzaniu danych lub usunięcie istotnej informacji. WMS automatyzuje wiele procesów, co zmniejsza ryzyko błędów ludzkich.

Współpraca wielu użytkowników: WMS umożliwia wielu użytkownikom jednoczesną pracę na systemie, co jest trudne do osiągnięcia w Excelu. WMS zapewnia również lepszą kontrolę dostępu do danych i audyt zmian dotyczących stanu magazynu.

excel a wmsAktualizacje w czasie rzeczywistym: WMS to system magazynowy, który zapewnia aktualizacje w czasie rzeczywistym, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania magazynem. W Excelu aktualizacja danych zazwyczaj nie jest natychmiastowa.

Skalowalność: WMS są zaprojektowane tak, aby rosnąć wraz z Twoją firmą. Są skalowalne i mogą być dostosowane do zmieniających się potrzeb Twojego biznesu.

 

 

Przejście z Excela do dedykowanego systemu zarządzania magazynem to duże przedsięwzięcie, które wymaga czasu i zasobów. Jednak jeśli Twoja firma rośnie i staje się coraz bardziej skomplikowana, korzyści z takiego przejścia mogą przewyższyć koszty.

 

 

Podsumowanie

Excel to potężne narzędzie, które może służyć jako skuteczne rozwiązanie do zarządzania magazynem dla małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki swojej wszechstronności i dostępności, Excel pozwala na proste i efektywne zarządzanie zapasami. Jednak ważne jest, aby być świadomym jego ograniczeń i regularnie sprawdzać dane na obecność błędów.

Pobierz przykłady wizualizacji danych magazynowych

Zapisz się i odbierz bezpłatny dostęp

Po zapisie do newslettera otrzymasz dostęp do pełnej wersji pliku. Pamiętaj, aby potwierdzić zapis, to konieczny krok.

O autorze

Krzysztof

Krzysztof

Partner zarządzający, konsultant

Jako specjalista w zakresie Lean realizuje projekty mające na celu poprawę efektywności działań firm. Z powodzeniem stosuje narzędzia Lean w branżach produkcyjnych m.in przetwórstwa metali, tworzyw sztucznych, okiennej i poligraficznej. Jest absolwentem Akademii Górniczo – Hutniczej. Uzyskał tytuł Magistra Inżyniera na kierunku Zarządzanie i Inżynieria Produkcji. Od momentu ukończenia studiów stosował zdobytą wiedzę teoretyczną w praktyce, najpierw jako konsultant wewnętrzny, a obecnie – zewnętrzny. W myśl ciągłego doskonalenia nieustannie poszerza swoją wiedzę i szuka nowych wyzwań.

Przeczytaj podobne artykuły: