Pobieranie danych z systemu ERP do Excela Przewodnik krok po kroku

Typy danych, które można wyciągać z systemów ERP do arkusza kalkulacyjnego excel

Systemy ERP przechowują szeroką gamę danych biznesowych, które można wykorzystać w różnych analizach i narzędziach w Excelu. Oto niektóre typy danych, które można wyciągać z systemów ERP:

1. Baza zamówień

Zawiera informacje na temat wszystkich złożonych zamówień, takie jak numer zamówienia, data, klient, produkty, ilości i ceny.

2. Baza produktów

Przechowuje dane na temat wszystkich produktów oferowanych przez firmę, takie jak nazwa, numer katalogowy, cena, koszt, marża i dostępność.

3. Stan materiałów

Zawiera informacje na temat dostępności surowców, półfabrykatów i komponentów używanych w procesie produkcyjnym.

4. Baza technologii

przechowuje dane na temat technologii stosowanych w procesie produkcyjnym, takie jak maszyny, narzędzia, czas cyklu i parametry jakości.

5. Baza klientów

Zawiera informacje na temat klientów firmy, takie jak nazwa, adres, numer telefonu, e-mail i historii zamówień.

6. Baza dostawców

Przechowuje dane na temat dostawców surowców i usług, takie jak nazwa, adres, terminy płatności i warunki dostawy.

7. Dane finansowe

Obejmują informacje na temat przychodów, kosztów, zysków, należności, zobowiązań i innych danych finansowych.

8. Dane o zasobach ludzkich

zawierają informacje na temat pracowników, takie jak dane osobowe, stanowiska, wynagrodzenia, umiejętności i oceny wydajności.

9. Dane o magazynie

przechowują informacje na temat poziomów zapasów, lokalizacji magazynów, stanu inwentarza i historii transakcji magazynowych.

Przykłady narzędzi i analiz w programie excel opartych na danych z systemu ERP

Wykorzystując dane wyciągnięte z systemów ERP, można w Excelu opracować różnorodne narzędzia i analizy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem.

Oto kilka przykładów:

1. Narzędzie do monitorowania statusu produkcji

Pozwala na śledzenie postępów produkcji, identyfikowanie opóźnień i przewidywanie terminów realizacji zamówień.

2. Narzędzie do zamawiania surowców

Umożliwia automatyczne generowanie zamówień na podstawie poziomów zapasów, progów zamówień i prognozowanych potrzeb produkcyjnych.

3. Narzędzie do planowania produkcji

Pozwala na optymalne przydzielanie zasobów produkcyjnych, takich jak maszyny

4. Narzędzie do analizy rentowności produktów

Pozwala na ocenę zyskowności poszczególnych produktów, identyfikowanie najbardziej dochodowych pozycji oraz optymalizowanie oferty firmy.

5. Narzędzie do analizy przepływów pieniężnych

Umożliwia monitorowanie wpływów i wydatków, prognozowanie przyszłych przepływów pieniężnych oraz identyfikowanie możliwości poprawy płynności finansowej.

6. Narzędzie do zarządzania relacjami z klientami (CRM)

Umożliwia analizę danych o klientach, takich jak historie zamówień, preferencje oraz trendy zakupowe, co pozwala na lepsze zrozumienie ich potrzeb i oczekiwań.

7. Narzędzie do optymalizacji procesów logistycznych

Pozwala na analizę kosztów transportu, czasu dostawy oraz innych czynników wpływających na efektywność łańcucha dostaw, co może prowadzić do oszczędności i usprawnień w logistyce.

8. Narzędzie do analizy kosztów i marż

Umożliwia monitorowanie kosztów produkcji, kosztów stałych i zmiennych, a także marż dla różnych produktów, co pozwala na identyfikowanie obszarów do optymalizacji kosztowej.

9. Narzędzie do zarządzania zasobami ludzkimi (HRM)

Pozwala na analizę danych o zatrudnieniu, szkoleniach, wynagrodzeniach i ocenach wydajności pracowników, co może pomóc w zarządzaniu personelem i poprawie wydajności pracy.

10. Narzędzie do analizy jakości

Umożliwia monitorowanie parametrów jakości produktów, identyfikowanie przyczyn wad i podejmowanie działań w celu poprawy jakości.

11. Narzędzie do prognozowania sprzedaży

Pozwala na analizę danych sprzedażowych z przeszłości oraz prognozowanie przyszłych wyników sprzedaży, co może pomóc w planowaniu produkcji, zamówień surowców i innych zasobów.

Te przykłady pokazują, jak różnorodne narzędzia i analizy można opracować w Excelu, korzystając z danych z systemów ERP, co może pomóc przedsiębiorstwom w usprawnianiu zarządzania, podejmowaniu lepszych decyzji i osiąganiu lepszych wyników biznesowych korzystając z opcji arkusza kalkulacyjnego excel.

Wprowadzenie do Power Query

Power Query to potężne narzędzie w Excelu, które pozwala na pobieranie, przekształcanie i łączenie danych z różnych źródeł, w tym z systemów ERP. W niniejszym artykule przedstawimy, jak korzystać z Power Query do pobierania danych z systemu ERP do Excela, aby ułatwić analizę i raportowanie.

Power Query to dodatek do Excela, który umożliwia pobieranie, przekształcanie, analizowanie i wizualizację danych z różnych źródeł. Dzięki łatwym w użyciu interfejsowi przeciągnij i upuść, Power Query pozwala na szybkie i efektywne przekształcanie danych, nie wymagając znajomości języków programowania ani skomplikowanych formuł Excela.

Krok 1: Połączenie z systemem ERP

Aby rozpocząć pobieranie danych z systemu ERP, należy najpierw połączyć się z odpowiednim źródłem danych. Oto jak to zrobić: 1. Otwórz Excel i przejdź do karty „Dane”. 2. Kliknij „Pobierz dane” > „Z innych źródeł” > „Power Query”. 3. W oknie „Połączenie z serwerem” wprowadź dane dotyczące serwera i bazy danych, takie jak adres serwera, nazwę bazy danych oraz dane uwierzytelniania. 4. Kliknij „Połącz”, aby nawiązać połączenie z systemem ERP.

Krok 2: Pobieranie danych z systemu ERP

Po nawiązaniu połączenia z systemem ERP można zacząć pobierać dane do Excela. Oto jak to zrobić: 1. W oknie „Nawigator” wybierz tabele lub widoki, z których chcesz pobrać dane. 2. Kliknij „Ładuj”, aby załadować dane do Excela, lub „Przekształć”, aby otworzyć Edytor Power Query i dokonać dalszych przekształceń danych.

Krok 3: Przekształcanie danych w Power Query

W Edytorze Power Query można przekształcić pobrane dane, aby dostosować je do swoich potrzeb. Oto kilka przykładów przekształceń, które można wykonać: 1. Usuwanie niepotrzebnych kolumn. 2. Zmiana typów danych. 3. Sortowanie i filtrowanie danych. 4. Łączenie danych z innymi tabelami. 5. Grupowanie i przeliczanie wartości. Gdy zakończysz przekształcanie danych, kliknij „Zamknij i załaduj”, aby wrócić do Excela i załadować przekształcone dane do arkusza kalkulacyjnego.

Krok 4: Analiza i wizualizacja danych

Po załadowaniu danych z systemu ERP do Excela można przystąpić do analizy i wizualizacji danych, korzystając z różnych narzędzi dostępnych w Excelu. Oto kilka przykładów tego, co można zrobić: 1. Tworzenie tabel przestawnych: Tabele przestawne pozwalają na szybkie i łatwe przeglądanie danych, tworzenie podsumowań oraz analizowanie danych pod różnymi kątami. 2. Stosowanie warunkowego formatowania: Warunkowe formatowanie pozwala na wyróżnienie określonych danych na podstawie ich wartości, co ułatwia identyfikowanie trendów i problemów. 3. Tworzenie wykresów: Wykresy to świetny sposób na wizualizację danych i identyfikowanie wzorców czy trendów. 4. Używanie formuł Excela: Formuły pozwalają na obliczenia i analizy danych, takie jak obliczanie średniej, sumy, czy odchylenia standardowego.

Podsumowanie

Power Query to potężne narzędzie, które ułatwia pobieranie danych z systemów ERP do Excela, a następnie przekształcanie, analizowanie i wizualizowanie tych danych. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą łatwo tworzyć raporty i analizy, które pomagają w monitorowaniu wskaźników efektywności, identyfikacji problemów i podejmowaniu strategicznych decyzji. Warto zatem wykorzystać możliwości Power Query, aby ułatwić sobie pracę z danymi z systemów ERP.

Korzyści zaciągania danych z systemu ERP do Excela

Zaciąganie danych z systemu ERP do Excela oferuje szereg korzyści dla przedsiębiorstw, które pragną efektywnie zarządzać i analizować swoje dane. Oto niektóre z nich:

1. Łatwość dostępu do danych

Integracja systemu ERP z Exceliem umożliwia łatwy dostęp do istotnych danych z różnych działów firmy, takich jak sprzedaż, finanse, logistyka czy produkcja, co ułatwia ich analizę i raportowanie.

2. Centralizacja danych

Zaciągając dane z systemu ERP do Excela, można zyskać jedno, scentralizowane źródło informacji, które może być wykorzystane przez różne działy firmy. To eliminuje potrzebę korzystania z wielu różnych narzędzi i baz danych.

3. Szybkość i wydajność

Power Query w Excelu umożliwia szybkie pobieranie, przekształcanie i łączenie danych z systemów ERP. Dzięki temu oszczędza się czas, który normalnie byłby poświęcony na manualne gromadzenie i czyszczenie danych.

4. Elastyczność i kontrola

Excel daje użytkownikom większą kontrolę nad przekształcaniem i analizą danych. Dzięki temu można dostosować dane do swoich potrzeb, tworzyć niestandardowe raporty i analizy oraz stosować zaawansowane funkcje i formuły.

5. Łatwość wizualizacji danych

Excel oferuje szeroki wachlarz narzędzi do wizualizacji danych, takich jak wykresy, tabele przestawne czy warunkowe formatowanie. Dzięki temu można lepiej zrozumieć i przedstawić dane, co pomaga w podejmowaniu decyzji biznesowych.

6. Skalowalność

Power Query i Excel pozwalają na przetwarzanie dużych ilości danych, co oznacza, że można z łatwością skalować rozwiązania analityczne w miarę wzrostu firmy i zwiększenia ilości danych.

7. Integracja z innymi narzędziami

Dane z Excela można łatwo eksportować do innych narzędzi analitycznych, takich jak Power BI, Tableau czy Qlik, co pozwala na dalszą analizę i wizualizację danych w bardziej zaawansowanych systemach. W rezultacie, zaciąganie danych z systemu ERP do Excela może przynieść przedsiębiorstwom znaczące korzyści, ułatwiając dostęp do danych, zwiększając wydajność pracy z danymi i umożliwiając łatwą analizę

Popularne systemy ERP kompatybilne z Excel

Excel może łączyć się z różnymi systemami ERP poprzez narzędzie Power Query, co pozwala na pobieranie i analizowanie danych z tych systemów. Oto niektóre z popularnych systemów ERP, z którymi można się łączyć:

1. SAP ERP

System SAP jest jednym z najbardziej popularnych systemów ERP na świecie, oferującym wszechstronne rozwiązania dla różnych sektorów biznesowych. Excel może łączyć się z SAP ERP za pomocą specjalnych konektorów SAP.

2. Microsoft Dynamics 365

Dynamics 365 to zintegrowany system ERP i CRM od Microsoftu. Excel może łączyć się z Dynamics 365 za pomocą wbudowanego konektora Power Query.

3. Oracle ERP Cloud

Oracle ERP Cloud to chmurowy system ERP od Oracle, który oferuje szeroki zakres modułów i funkcji. Można połączyć się z Oracle ERP Cloud za pomocą konektorów OData lub REST API.

4. Odoo

Odoo to open-source’owy system ERP, który oferuje moduły zarówno dla małych, jak i dużych przedsiębiorstw. Excel może łączyć się z Odoo za pomocą konektorów REST API.

5. Infor LN

Infor LN to system ERP zaprojektowany specjalnie dla sektora produkcyjnego. Excel może łączyć się z Infor LN za pomocą odpowiednich konektorów.

6. IFS Applications

IFS Applications to kompleksowy system ERP, który oferuje rozwiązania dla różnych branż. Połączenie Excela z IFS Applications możliwe jest za pomocą dedykowanych konektorów.

7. Epicor ERP

Epicor ERP to system ERP dostosowany do potrzeb różnych sektorów biznesowych. Excel może połączyć się z Epicor ERP za pomocą odpowiednich konektorów.

8. Sage X3

Sage X3 to globalny system ERP, który oferuje zarówno rozwiązania chmurowe, jak i lokalne. Można łączyć się z Sage X3 za pomocą konektorów REST API.

9. Syspro

Syspro to system ERP, który oferuje rozwiązania dla sektora produkcyjnego i dystrybucji. Excel może łączyć się z Syspro za pomocą odpowiednich konektorów.

10. NetSuite ERP

NetSuite to chmurowy system ERP opracowany przez Oracle, który oferuje wszechstronne rozwiązania dla różnych sektorów biznesowych, w tym produkcyjnego, handlowego i usługowego. Excel może łączyć się z NetSuite za pomocą konektorów REST API lub OData.

11. Plex Manufacturing Cloud

Plex Manufacturing Cloud to system ERP zaprojektowany specjalnie dla sektora produkcyjnego, oferujący funkcje zarządzania produkcją, łańcuchem dostaw i finansami. Można połączyć Excel z Plex Manufacturing Cloud za pomocą odpowiednich konektorów API.

12. Tally.ERP 9

Tally.ERP 9 to system ERP skierowany głównie do małych i średnich przedsiębiorstw, który oferuje moduły finansowe, księgowe oraz zarządzania zasobami. Excel może łączyć się z Tally.ERP 9 za pomocą dedykowanych konektorów.

13. Acumatica Cloud ERP

Acumatica Cloud ERP to system ERP działający w chmurze, który oferuje funkcje zarządzania finansami, dystrybucją, produkcją, projektem i CRM. Excel może łączyć się z Acumatica Cloud ERP za pomocą konektorów OData lub REST API.

14. IQMS EnterpriseIQ

IQMS EnterpriseIQ to system ERP stworzony z myślą o sektorze produkcyjnym, który oferuje funkcje zarządzania produkcją, finansami, łańcuchem dostaw i jakością. Można połączyć Excel z IQMS EnterpriseIQ za pomocą dedykowanych konektorów.

15. Comarch ERP

Comarch ERP to polski system ERP oferujący rozwiązania dla różnych sektorów biznesowych, w tym finansów, produkcji i dystrybucji. Excel może łączyć się z Comarch ERP za pomocą dedykowanych konektorów.

16. Infor M3

Infor M3 to system ERP zaprojektowany z myślą o sektorze produkcyjnym, handlowym i usługowym. Można połączyć Excel z Infor M3 za pomocą odpowiednich konektorów.

17. Symfonia ERP

Symfonia ERP to system ERP opracowany przez Sage, który oferuje rozwiązania dla małych i średnich przedsiębiorstw, w tym moduły finansowe, księgowe i zarządzania zasobami. Excel może łączyć się z Symfonia ERP za pomocą dedykowanych konektorów.

18. Simple ERP

Simple ERP to polski system ERP, który oferuje funkcje zarządzania finansami, produkcją, handlem i magazynem. Można połączyć Excel z Simple ERP za pomocą odpowiednich konektorów.

19. PC Guard ERP

PC Guard ERP to system ERP oferujący funkcje zarządzania produkcją, dystrybucją i logistyką. Excel może łączyć się z PC Guard ERP za pomocą dedykowanych konektorów.

20. Oracle E-Business Suite

Oracle E-Business Suite to system ERP opracowany przez Oracle, który oferuje wszechstronne rozwiązania dla różnych sektorów biznesowych. Excel może łączyć się z Oracle E-Business Suite za pomocą konektorów OData lub REST API.

21. Enova ERP

Enova ERP to polski system ERP, który oferuje moduły zarządzania finansami, produkcją, handlem i magazynem. Można połączyć Excel z Enova ERP za pomocą odpowiednich konektorów.

22. Subiekt GT

Subiekt GT to polski system ERP skierowany głównie do małych i średnich przedsiębiorstw, który oferuje funkcje zarządzania finansami, magazynem i handlem. Excel może łączyć się z Subiekt GT za pomocą dedykowanych konektorów. Współpraca Excela z wymienionymi powyżej systemami ERP pozwala na łatwiejsze pobieranie, analizowanie i wizualizowanie danych biznesowych, co z kolei umożliwia lepsze zarządzanie firmą i podejmowanie świadomych decyzji. Oprócz wymienionych powyżej systemów ERP, istnieje wiele innych systemów, które można połączyć z Excel za pomocą dedykowanych konektorów lub ogólnych konektorów, takich jak REST API, OData, czy JDBC/ODBC. Ważne jest, aby przed rozpoczęciem pracy z danym systemem ERP sprawdzić dokumentację i dostępne opcje łączenia, aby zapewnić właściwą kompatybilność z Excel.

Alternatywne metody zaciągania danych z ERP do Excela

1. Eksport danych do plików CSV

CSV (Comma Separated Values) to popularny format plików tekstowych, który pozwala na przechowywanie danych w postaci tabelarycznej. Większość systemów ERP umożliwia eksport danych do plików CSV, które można następnie łatwo zaimportować do Excela.

2. Eksport danych do plików XLSX

XLSX (rozszerzeniem plików często wykorzystywanego programu Excel do obsługi arkuszy kalkulacyjnych) Niektóre systemy ERP oferują możliwość eksportowania danych bezpośrednio do plików XLSX, co ułatwia ich import do Excela.

3. Eksport danych do plików XML

XML (eXtensible Markup Language) to uniwersalny format plików, który pozwala na przechowywanie danych w strukturze hierarchicznej. Można eksportować dane z systemów ERP do plików XML, a następnie zaimportować te pliki do Excela za pomocą wbudowanego narzędzia importu danych XML.

Korzystanie z tych alternatywnych metod łączenia – migracji danych z systemów ERP do Excela może być również bardzo przydatne, zwłaszcza gdy narzędzia takie jak Power Query nie są dostępne lub gdy wymagane jest szybkie i proste przekazywanie danych między systemami.

Znasz inne alternatywne metody?

O autorze

Krzysztof

Krzysztof

Partner zarządzający, konsultant

Jako specjalista w zakresie Lean realizuje projekty mające na celu poprawę efektywności działań firm. Z powodzeniem stosuje narzędzia Lean w branżach produkcyjnych m.in przetwórstwa metali, tworzyw sztucznych, okiennej i poligraficznej. Jest absolwentem Akademii Górniczo – Hutniczej. Uzyskał tytuł Magistra Inżyniera na kierunku Zarządzanie i Inżynieria Produkcji. Od momentu ukończenia studiów stosował zdobytą wiedzę teoretyczną w praktyce, najpierw jako konsultant wewnętrzny, a obecnie – zewnętrzny. W myśl ciągłego doskonalenia nieustannie poszerza swoją wiedzę i szuka nowych wyzwań.

Przeczytaj podobne artykuły: