Jesteś kierownikiem produkcji lub zarządzasz zespołem operatorów? Masz wrażenie, że nawet nie znasz potencjału obecnej dokumentacji technicznej jaka figuruje w Twojej organizacji? Nie mówiąc już o prawidłowym obiegu, systemie aktualizacji, czy faktycznym wykorzystaniu dokumentów przez pracowników?

Dla niektórych powszechna awersja do dokumentacji to mit, dla innych to realny problem z jakim mierzy się wiele przedsiębiorstw. Brak stałego miejsca przechowywania, tworzenie duplikatów, brak aktualizacji dokumentów, a także przejrzystego sposobu ich kodowania. To organizacyjna bolączka zarządzania dokumentacją. Do tego również przychodzi drugi aspekt, odnoszący się sfery pracowników. Wielokrotnie osoby projektujące dane techniczne oraz specyfikacje, wykonują swoją pracę zgodnie z nabytymi, przestarzałymi wzorcami funkcjonującymi w firmie. W trybie ich działania można by było znaleźć odniesienie do epoki klasycyzmu, kultywowania wypracowanych sztandarowych założeń, nie wychodzenia poza granice i braku elastyczności. Dokumenty techniczne tworzone na starą modę (instrukcje obsługi, konserwacji maszyny, kontroli parametrów) bywają przesycone wnikliwymi opisami każdej operacji i niejednokrotnie przypominają książkę, a nie przejrzysty standard pracy. Na domiar, przecież są one dedykowane w głównej mierze operatorom. Tworzenie dokumentacji bywa czasem odgórnym założeniem, stąd projektujący tworzą sztukę dla sztuki, a pracownicy produkcji nie mają okazji zobaczyć fizycznie wersji papierowej, nie są przeszkoleni lub nawet po szkoleniu nie potrafią wykorzystać informacji do obsługi procesu.
Czarny scenariusz prawda? Jednak zarządzanie dokumentacją w niejednej firmie tak wygląda, stając się tematem tabu.

JAK ODCZAROWAĆ KLĄTWĘ ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ?

Jeżeli chcesz zaoszczędzić czas, wyeliminować błędy i niedopowiedzenia, a także wzbudzić świadomość wartości informacji technicznych wśród pracowników, zrób bardzo krótką pauzę i spróbuj wykonać kilka poniższych kroków w swojej organizacji.
1. Inwentaryzacja – spis z natury również może odnosić się zbioru danych o wyrobach, instrukcji obsługi, czy specyfikacji klientów. Poznaj kompletny spis dokumentacji produkcyjnych, a następnie dokonaj selekcji zduplikowanych i nieaktualnych dokumentów.
2. Aktualizacja systemu prowadzenia dokumentów – chcąc, aby pracownicy, w trakcie realizacji procesów, mogli i chcieli skorzystać z informacji technicznych, stwórz standard projektowania, który będzie precyzował tylko niezbędną ilość danych, a także przejrzystą formę odbioru. Modyfikacja odnosi się również istniejących obecnie dokumentów.
3. Szkolenie pracowników produkcji – pierwsze skierowane na zrozumienie zespołu dlaczego warto korzystać z aktualnych dokumentów, jak dane odnośnie wyrobów mogą wpłynąć na ich jakość, a także jak duża może być oszczędność czasu przy znajomości obiegu informacji, braku konieczności ich poszukiwania oraz rezygnacji z decyzji opartych jedynie o przypuszczenia; drugie odnoszące się omówienia konkretnych dokumentacji technicznych, dedykowanych dla odpowiednich działów lub projektów.

NOWOCZESNY SYSTEM OBIEGU DOKUMENTACJI TECHNICZNEJ

To czwarty krok, który może przynieść Ci wymierne korzyści. Jest związany ze zmianą z wersji analogowej, papierowej na elektroniczną. Automatyzacja obiegu przy pomocy oprogramowania:

  • eliminuje konieczność drukowania wszystkich dokumentów,
  • prowadzi do oszczędności czasu na ich poszukiwanie, a następnie wertowanie stron w celu znalezienia konkretnej informacji,
  • zarządza aktualizacjami projektów, wychwytując wszystkie zmiany i informując o tym pracowników.

Jak wdrożyć taki system? Zarządzanie dokumentacją może odbywać się z wykorzystaniem aplikacji.

 

PRZEJDŹ DO APLIKACJI

 

Wyobraź sobie, że implementując do 500 plików pdf, jesteś w stanie oszczędzić nawet 160 godzin miesięcznie na poszukiwanie danych. To przecież cały etat! Czyli jedna dodatkowa osoba, która może przynieść wartość w procesie realizując zupełnie inne zadania.

FUNKCJONALNOŚCI APLIKACJI DO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ PRODUKCJI

Zarządzanie dokumentacją na produkcji3

Należy Ci się kilka słów o aplikacji, która sprawdziła się już w przedsiębiorstwach. Oprogramowanie jest odpowiedzią na zapotrzebowanie  na:

  • szybkie dodawanie dokumentów,
  • intuicyjny system ich filtrowania,
  • selekcję dokumentów dla konkretnych pracowników poprzez nadawanie uprawnień odczytu,
  • możliwość wydrukowania tylko niezbędnych informacji z pełnego zestawu dokumentów, poprzez sprawne wyszukanie operacji przez operatora.

Taki system usprawni pracę nie tylko operatorom. Będzie on również pomocnym narzędziem dla technologów i pozostałych pracowników odpowiadających za projektowanie dokumentów. Wsparcie w zarządzaniu odczuje również osoba pełniąca funkcję kierowniczą, dostając możliwość pełnego wglądu w niezbędne dane procesowe oraz wymagania klientów.

Jeżeli jesteś ciekawy jak to działa, spójrz na poniższe nagranie!

O autorze

Aleksandra Jarek

Aleksandra Jarek

Przeczytaj podobne artykuły: